Publications
janvier 2014

Votre livre de la société par actions est-il à jour?

Par Francis Chaussé Avocat

Malheureusement, nous constatons qu'en pratique que ce n'est pas le cas dans bien des sociétés. Certaines sociétés ne tiennent même pas de livre, alors s'il s'agit pourtant d'une obligation découlant de la loi (voir les articles 31 et suivants de la Loi sur les sociétés par actions (Québec)) et que des sanctions civiles et pénales sont prévues en cas de non-respect.

Pourtant, au moment d'obtenir un financement bancaire, de faire une transaction ou encore, pour les moins chanceux, lors d'une vérification fiscale, il est important que le livre de votre société soit en règle et à jour. Si ce n'est pas le cas, votre financement et votre transaction pourraient être retardés ou le vérificateur pourrait tirer des conclusions qui ne sont pas souhaitées.

Un livre de la société à jour est aussi votre meilleure preuve démontrant les décisions adoptées par la société, telles que la signature d'un contrat, la déclaration d'un dividende ou le transfert d'actions.

Le livre de la société est normalement constitué de différents registres dans lesquels sont conservées des informations particulières sur la société. Votre livre devrait ainsi contenir un registre des statuts et règlements, les documents constitutifs de la société, un registre des procès-verbaux des actionnaires, un registre des procès-verbaux des administrateurs et des comités, un registre des administrateurs contenant leurs noms, adresses et la date de leur début et fin de mandat, un registre des valeurs mobilières et une copie de la convention unanime des actionnaires.

Au Québec, seul un avocat ou un juriste est autorisé à effectuer la gestion du livre de la société pour le compte d'une autre personne. L'équipe de droit corporatif de Prévost Fortin D'Aoust offre un service complet de tenue de livres et s'assure de plus que tous vos documents sont déposés en temps utile auprès des autorités compétentes.

Prenez donc dès maintenant la résolution de maintenir votre livre de la société à jour, et en utilisant nos services, tenir une telle résolution n'aura jamais été aussi facile!